Procedura i instrukcja wewnętrzna – Licencje i prawa autorskie

Firma: GOLIAT FILM Piotr Goliat, ul. Starokrakowska 133, 26-600 Radom, NIP: 7962277530, REGON: 140259293
Data wprowadzenia: 11.08.2025
Wersja dokumentu: 1.0
Odpowiedzialny za procedurę: …………………… (np. Kierownik ds. jakości / Koordynator szkoleń)

1. Cel procedury

Celem niniejszej procedury jest określenie zasad postępowania w zakresie:

  • ochrony praw autorskich i praw pokrewnych,

  • korzystania z licencji i materiałów szkoleniowych,

  • przekazywania praw autorskich do utworów powstałych w ramach szkoleń,

  • udzielania i dokumentowania zgód na korzystanie z wizerunku,
    w celu zapewnienia zgodności działań firmy GOLIAT FILM z obowiązującym prawem oraz wymaganiami Systemu Usług Szkoleniowych (SUS 3.0).

2. Zakres procedury

Procedura obejmuje:

  • pracowników firmy,

  • trenerów i podwykonawców,

  • uczestników szkoleń,

  • osoby trzecie, których materiały lub wizerunek są wykorzystywane w ramach działalności szkoleniowej.

3. Definicje

  • Utwór – każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze (materiały szkoleniowe, prezentacje, nagrania, zdjęcia).

  • Licencja – uprawnienie do korzystania z utworu na określonych warunkach.

  • Przekazanie praw autorskich – nieodwołalne przeniesienie autorskich praw majątkowych na rzecz firmy.

  • Materiały szkoleniowe – wszelkie treści i zasoby przekazywane uczestnikom szkoleń, niezależnie od formy (druk, plik, nagranie).

4. Zasady ogólne

  1. Ochrona materiałów własnych:

    • Wszystkie materiały stworzone przez firmę GOLIAT FILM lub jej trenerów w ramach umowy są chronione prawem autorskim.

    • Kopiowanie, modyfikowanie, rozpowszechnianie lub udostępnianie materiałów bez pisemnej zgody jest zabronione.

  2. Licencje dla uczestników:

    • Uczestnicy szkoleń otrzymują niewyłączną, nieprzenoszalną licencję na korzystanie z materiałów szkoleniowych wyłącznie na własne potrzeby edukacyjne.

    • Licencja nie uprawnia do komercyjnego wykorzystania materiałów ani ich dalszej dystrybucji.

  3. Korzystanie z materiałów osób trzecich:

    • Firma może wykorzystywać materiały zewnętrzne tylko po uzyskaniu odpowiednich licencji lub zgód.

    • Odpowiedzialny trener lub koordynator musi udokumentować źródło pochodzenia materiału i rodzaj udzielonej licencji.

  4. Przekazanie praw autorskich przez trenerów i podwykonawców:

    • Wszelkie materiały stworzone w ramach realizacji usług dla GOLIAT FILM stają się własnością firmy po podpisaniu odpowiedniego oświadczenia lub umowy.

  5. Zgody na wykorzystanie wizerunku:

    • Wizerunek uczestników i trenerów może być utrwalany i wykorzystywany wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody (wzór zgody znajduje się w załączniku nr 1).

5. Procedura postępowania

5.1 Tworzenie materiałów szkoleniowych

  • Trener przed rozpoczęciem szkolenia przekazuje firmie listę materiałów wraz z określeniem statusu prawnego (autorskie / na licencji / wolne zasoby).

  • W przypadku materiałów zewnętrznych musi być udokumentowane posiadanie licencji (np. faktura, e-mail z potwierdzeniem, licencja Creative Commons z linkiem).

5.2 Oznaczanie materiałów

  • Wszystkie materiały szkoleniowe muszą zawierać informację:
    „© GOLIAT FILM Piotr Goliat, wszelkie prawa zastrzeżone” lub inny zapis określony w umowie.

5.3 Przekazanie praw autorskich

  • Podwykonawca/trener podpisuje oświadczenie o przekazaniu praw autorskich (załącznik nr 2).

  • Dokument jest przechowywany w aktach szkolenia.

5.4 Archiwizacja dokumentów

  • Wszystkie zgody, licencje i oświadczenia przechowuje Koordynator szkoleń przez minimum 5 lat.

  • Dokumenty mogą być przechowywane w formie papierowej lub elektronicznej (skan).

6. Odpowiedzialność

  • Koordynator szkoleń – nadzór nad przestrzeganiem procedury, archiwizacja dokumentów.

  • Trenerzy – stosowanie zasad licencji, przekazywanie materiałów zgodnie z umowami.

  • Dział administracji – kontrola kompletności dokumentacji przed audytem BUR.

7. Sankcje

Naruszenie procedury może skutkować:

  • usunięciem uczestnika z kursu,

  • odmową zapłaty wynagrodzenia podwykonawcy,

  • odpowiedzialnością cywilną lub karną wynikającą z naruszenia praw autorskich.

8. Załączniki

  1. Wzór zgody na wykorzystanie wizerunku.

  2. Wzór oświadczenia o przekazaniu praw autorskich.

  3. Wzór rejestru licencji i materiałów szkoleniowych.